Liberté et collaboration, clefs des communications unifiées

Que sont les communications unifiées? Exposé rapide des grandes lignes de ce modèle de collaboration.

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Sur le terrain, les communications unifiées (CU) ne sont pas nécessairement un concept connu. Appliqués à leurs affaires essentielles et entraînés dans le tourbillon du travail au quotidien, les gestionnaires n’ont pas toujours le loisir de se familiariser avec les technologies de pointe. Pour les aider à mieux connaître les CU, voici un résumé des deux caractéristiques fondamentales de ce concept et des avantages qu’en retirent les équipes de travail.

Liberté

En intégrant une diversité de modes de communications au sein d’une seule interface pratique, les CU offrent la possibilité de choisir l’outil convenant le mieux à l’endroit et aux circonstances. Ordinateurs, tablettes, phablettes, télécopieurs, vidéophones, téléphones de tout type et autres dispositifs deviennent potentiellement accessibles à l’utilisateur – au bureau, à la maison, au café ou ailleurs.

Cette liberté d’utiliser l’appareil de son choix permet d’optimiser la communication à l’aide du mode de transmission et du format le mieux adapté au message et au moment, notamment la voix, le courriel, la vidéo, le texto, la télécopie, la messagerie instantanée et les réseaux sociaux.

Il devient ainsi possible de recevoir une communication vocale sur différents appareils simultanément et de choisir celui avec lequel on souhaite répondre. On peut faire de même dans le cas d’un courriel, d’une télécopie, d’un texto ou d’une vidéoconférence.

Collaboration

La souplesse dans le choix du mode communication ouvre la voie à une collaboration très étroite. Grâce à la fonction de présence, il est permis de connaître en temps réel les disponibilités des membres d’un groupe de travail et d’ajuster la communication selon cette information. Un utilisateur a aussi la possibilité d’intégrer son calendrier à l’état de présence, lui permettant d’informer ses collègues qu’il est en réunion ou au travail chez un client, à titre d’exemple.

Les disponibilités de l’utilisateur et les possibilités de le joindre peuvent être gérées à l’aide d’un numéro d’appel unique. L’utilisateur peut programmer la façon dont la communication lui sera acheminée. Par exemple, il peut choisir de faire sonner son poste fixe durant une certaine période de la journée et de transférer l’appel à son téléphone mobile après quelques sonneries. Passé une certaine heure, il pourrait aussi recevoir à domicile les appels en provenance de personnes en particulier.

Une équipe de travail peut utiliser plusieurs médias pour se regrouper ou se réunir à distance au moyen d’une vidéoconférence ou d’une cyberconférence. Il suffit de programmer la réunion, de vérifier la disponibilité des éventuels participants et de suivre les réponses aux invitations lancées. L’équipe peut alors collaborer à un projet commun et, en toute sécurité, mettre des documents à la disposition des participants afin de les consulter ou de les éditer.

Il s’agit de l’outil idéal pour la formation à distance et pour éviter des déplacements, même entre deux étages. Règle générale, un déplacement entraine un retard et fait perdre un temps précieux à tous les participants. La vidéoconférence et la cyberconférence prêtent un plus grand facteur d’efficacité aux réunions en permettant aux participants d’utiliser le périphérique de leur choix et en favorisant leur ponctualité.

En offrant un vaste choix aux utilisateurs et en favorisant le travail d’équipe, les communications unifiées peuvent aider à accroître l’efficacité et la productivité des organisations. Dans un prochain article, nous examinerons de plus près les avantages des CU.

 

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